Emaily sem, emaily tam, emaily každý deň a všade. Sú určite aj tou vašou dennodennou súčasťou. V online marketingu dokonca samozrejmosťou a hlavne nevyhnutnosťou. Píšete ich však správne?
Guru byť nemusíte, no základy by to chcelo
Až štvrtinu pracovného času trávia niektorí zamestnanci čítaním a písaním pracovných e-mailov. Kým v súkromnej komunikácii môže človek písať čokoľvek, pracovné emaily podliehajú určitým pravidlám, resp. by mali podliehať. Nie vždy je ale tomu tak.
Každodenne sa stretávame s gramatickými chybami v poštových schránkach. Jasné, nemusí byť každý dokonalý v gramatike, hlavne že to má myšlienku. Avšak nie je na škodu, keď sa aspoň trochu posnažíte tie chyby eliminovať, pretože to charakterizuje hlavne vašu reputáciu. Jednoducho, už keď ten email nedokážete nejak krajšie upraviť (font, veľkosť písma, farba, pätička a pod.), nech je aspoň v slovenských vodách písaný po slovensky. Teraz máme na mysli to, aby v ňom neboli také hrúbky, vďaka ktorým vás prijímateľ pošty hodí do jedného vreca k prváčikom základnej školy.
Najskôr treba vykať! Až tak možno príde tykanie
Najmä v pracovnej komunikácii často používame vykanie, ktoré je prejavom rešpektu, taktu, spoločenského a profesijného dištancu. Niekedy bolo bežné, že sa v rodinách vykalo aj vlastným rodičom. Dnes s tým majú poniektorí problém aj pri kontakte s cudzou osobou. No a presne takýto by sa mali odsťahovať za veľkú mláku, teda do Ameriky. Tam od vás žiadne vykanie nikto nebude chcieť. Pod Tatrami je to ale iné, v slovenských emailoch detto.
Predstavte si situáciu, keď vás niekto požiada o pomoc. „Pomohla by ste mi vyriešiť problém?“ Správne vykanie má vyznieť takto: „Pomohli by ste mi vyriešiť problém?“ Situácií, v ktorých používame nesprávnu (nespisovnú) formu vykania, je veľa. Či ide o bežnú komunikáciu v obchode, na pošte atď. Mali by ste sa vyvarovať drobných omylov a získate si väčší rešpekt svojho okolia. Takže ešte raz:
„Poslal ste mi to, pán Kováč? Už ste tú faktúru zaplatila, pani Horváthová?“
„Poslali ste mi to, pán Kováč? Už ste tú faktúru zaplatili, pani Horváthová?“
ps: snáď už nikomu z vás netreba pripomínať, že v emailoch by priame pomenovanie osoby/osôb (Vy, Vaše, Vám) malo byť písané s veľkým začiatočným písmenom. Malé písmeno „v“ používame v reklamných textoch, článkoch, na banneroch, v textoch na webe a pod.
S diakritikou alebo bez?
Aj v tomto prípade opäť záleží na tom, komu daný email píšete. Keď komunikujete v rámci firmy so svojimi kolegami či nadriadenými, dobre sa poznáte, a teda ide hlavne o rýchlosť napísania a čítania emailu, môžete sa na diakritiku vyprdnúť. Ak je ale „kvašná ryba“ smerovaná klientom, text s diakritikou bude vždy pôsobiť slušnejšie, dôveryhodnejšie, pričom je vždy lepšie pochopiteľný.
Dôležitým, no zrejme najťažším článkom vášho „článku“, ostávajú čiarky. Kto ich má rád? Nikto. A to preto, lebo ich používanie/nepoužívanie má extrémne veľa pravidiel či výnimiek. Aby vám z toho nevyšumel mozog, skúste jednoducho dávať čiarky tam, kde si myslíte, že tam majú byť. Sú stále lepšie dve-tri čiarky naviac, ako žiadna čiarka.
!!!
Dávajte si sakramentský pozor na používanie výkričníkov. Môžu naznačovať agresívny negativizmus, čo nikto nechce. Keďže adresát nepočuje tón vášho hlasu, mohol by si mail nesprávne interpretovať. Najlepšie je vetu zakončiť bodkou. Vtedy sa nemusíte obávať ako klient zareaguje. Iné to je pri zvolávacej vete, keď chcete niekoho povzbudiť. Pokiaľ to však nie je nutné, vyhýbajte sa používaniu výkričníkov v emailovej komunikácii. Bodka.
Pár rád na záver
Prejdime si ešte zaužívané nespisovné výrazy, ktoré máme všetci tak radi a ktorých by sme sa mali čím skôr zbaviť. Jedná sa o – ide o, doporučujeme – odporúčame, vzhľadom k tomu – vzhľadom na to, tým pádom – a preto, každopádne – v každom prípade, na predajni – v predajni, na eshope – v eshope.
Záver emailu by sa mal niesť v znamení: S pozdravom, … bodku ani čiarku písať netreba. My v Bajane používame na záver automatický podpis, kde sa nachádza naše meno, pracovná pozícia, kontakt, email a fotografia. Tu platí pravidlo hlavne stručne a výstižne. A výhoda? Klient má o vás ihneď všetky potrebné informácie. Keď vás zaujímajú ďalšie chyby, no skôr tie všeobecné a technické, ako gramatické, pričom vám nerobí problém angličtina, prečítajte si článok Emmie Martin. Tá na webe businessinsider.com spísala 12 bežných chýb v emailoch písaných klientom.
Hlavne nezabúdajte, že email si vždy prečítajte ešte raz, kým ho odošlete. Ak píšete sťažnosť alebo nahnevaný email, radšej si ho prečítajte aj trikrát po sebe. To, čo odošlete, už nikdy nevrátite späť.
Zdroj: visibility.sk, textynakluc.sk, Lenka Káčerová – blog.riesenia.com, pluska.sk, Drahomír Piok – style.hnonline.sk
Foto: istockphoto.com, blog.riesenia.com
